Отказное письмо — это официальный документ, который является подтверждением, что указанная в этом отказном письме продукция не требует специальной обязательной сертификации в соответствии с законодательством страны. Хотя отказное письмо и часто используются в качестве своеобразного сертификата, сертификатом соответствия или пожарной безопасности оно не является.

Думать, что документ, в котором органом сертификации сообщается, что выдать сертификат не представляется возможным по причине отсутствия продукции в сфере аккредитации или из-за «проваленных» проверок, то есть в том случае, когда продукция после проверок признана несоответствующей предъявляемым требованиям, и отказное письмо — это одно и тоже ошибочно.

Для отказного письма не предусматривается какой-либо конкретный бланк. Обычно для написания отказного письма используются стандартные листы, формата А4. Держателем письма, аналогичным заявителю при сертификации, может являться одно юридическое лицо. Также в отказном письме допустимо упоминание широкого списка наименований продукции.

Есть два типа отказных писем. Первый тип используют в своей работе таможенники. Оно подтверждает тот факт, что продукция, которая ввозится на территорию Российской федерации, не нуждается в обязательной сертификации согласно коду ТН ВЭД. А второй тип письма применим для продукции, производимой внутри страны.